財務職場：財務表達力（下）

昨天的上篇講了財務表達力的重要性（關注我看第一條），今天就講講一些具體的操作方法乃至介紹一些實用的工具。

如何避免我前文所述的三個誤區並做到以上的「由外及里」、「由大到小」和「由粗到細」呢？我覺得書寫知識文檔不失為一項很好的操練。這是我在德國企業以及在德國工作生活學到的一條最好用的效率提升技巧。

財務工作專業性比較強，要把複雜的財務流程講清楚，實在不是一件容易的事。如果能學著做一些知識總結，特別是通過畫流程或者書寫操作指南的方式去把知識要點總結出來，把操作要領寫出來，表達力一定會有質的提高。

比如說上圖的關聯公司的複雜交易，能將信息流、物流和價值流分別用不同的顏色標註清楚，將交易的幣種、境內外的區分和價格的變化過程一一交代清楚，這不僅可以鍛鍊出慎密完整的邏輯思維，也可以讓人做事更加的規範與嚴謹，最重要的是可以培養「站在讀者角度想問題」的換位思考意識，這種思維模式一經養成，甚至可以提升到職業競爭力的高度。

當然，看了上面這張圖，大家一定會問：這要花多少時間畫圖啊，而且我的PPT技術太一般了，怎麼辦？其實，有一種極其簡單的方法，手畫。在一張白紙上勾畫各種圖形及其連接，畫到自己滿意時，就掏出iPhone：咔擦一下，然後存到雲里，或將這個圖片文件發到自己的郵箱。這就是最簡單、最有操作性的知識文檔書寫與存檔。

順便說一個小細節。有一次我在講「知識管理」這門課時，當我講到「其實，一個人離開公司的時候只要帶走1個裝滿知識文檔的USB就夠了」，下面的同事就說了：我們公司不是有規定不讓自帶USB嗎？公司可以防止我們帶走屬於公司的無形資產，但我們自己自畫的原創的知識流程圖完全屬於個人資產。這是一份記錄自己思維路徑的知識導圖，自己拍照存檔有何不妥？我最反對小家敗氣的控制行為。相信員工並用分享來創造雙贏，這是我的價值觀。

如果你覺得手畫圖太丑，顯得不夠正式，那麼我可以介紹一個中間體的工具。比如，我用的這款三星平板（SM-P60），它配有手寫筆，不僅書寫自如，還有橡皮擦功能，粗細與顏色變換，最重要的是可以將直線拉直，把圓整圓，自動整形之後就像手寫PPT了。畫了一塊，滿意了，可以整段複製。此外，連網之後可以從網上隨意截取任意圖片的任意部位。手繪圖與網路圖想結合，你可以將所有想關聯的圖案與文字組合起來，形成一個圖文並茂、卻又十分個性化的知識文檔。當然，因為是電子的，永久保存，移動讀取都不是問題。

上面這個圖，就是我遭遇堵車時聯想到走地面路段與高架的區別就類似於是否購買遠期外匯合同的區別。於是，回到辦公室，上網抓圖，加手繪，五分鐘的時間寫就了這樣一份知識總結。知識總結若能與個性化的生活體驗相結合，那才是自己的知識了。所以，隨時記錄也很重要。

因為自己一直在做知識文檔，所以，自己試了不同的產品才有這樣深刻的體會。這款三星可以說是我的知識工具3.0了。最早是2010年用的美國的一個電子PAD，是電子筆寫在紙上然後生成PDF的，但對書寫有要求。後來，我轉用被稱為「中文電子辦公首選」的E人E本，用完才知道，買馮小剛與葛優這兩個搞笑人物背書的辦公用品，等於把自己編入他們的搞笑劇本，用戶體驗太差了。我美國買的電子1.0PAD，給了我讀大學用得著的大兒子。我的2.0E人E本給了讀小學的小兒子。這三星要是淘汰了，沒法再往下給了，哈哈。

一不小心，成了三星的代言人了。其實，我相信現在迭代很快，可能不止這一種工具。自己覺得大概好用就行，我的特點是，要麼不說，要說就要有乾貨，有操作性。所以，才講到工具的細節。但是，千萬千萬要記得：行動勝過一切理想。不要因為糾結某種工具而遲遲不邁出第一步，先寫起來，養成一個書寫知識文檔的習慣。

我是一個不太相信捷徑的人，但這一條除外：書寫知識文檔是學習新知識與提升表達力的最快捷徑。

作者：錢自嚴（秀財網專欄作家/導師）

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