工具集 | 超實用的文件整理術
我們一定有過這樣的經歷，某個時刻需要某份文件時，卻死活找不到。有人可能會說，可以用搜索神器Everything（Win）/Spotlight(Mac)進行全局搜索。那如果連文件名中所含關鍵詞也記不清了呢？
因此，建立一個有序的文件管理體系是非常有必要的
如果你只有個位數的文件，那桌面就是一個很好的存放地點；
如果你有兩位數的文件，建立單層級的文件夾就是不錯的選擇；
如果你有大量項目文件需要管理，那你就需要規劃一個清晰的文件管理結構。
文件命名歸檔
文件命名基本作用在於辨識、區分、管理、定位：
辨識 通過文件名稱可知文件的基本信息
區分 區分此件與彼件
管理 保證文件項目分類固定，易統計、無遺漏
定位 可輕易定位到文件保存的位置
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如何科學命名文件？
常用的文件命名方法為：
文件夾名= 序列編號-文件夾名
如：01-常用軟體、02-系統軟體
文件名=序列編號-文件名
如：01-演講比賽、02-培訓課件
但如律師、文案工作者等日常生活中會接觸到大量文檔的人群來說，單層級的文件命名已不適用。
多層級的文件命名方法為：
時間-所屬項目名稱-文件名稱關鍵詞-相關人員
如：201604-民事裁定書-XX地產股權轉讓侵權糾紛-張三李四
完成文件命名后，根據自己的分類習慣歸檔進相應文件夾：
文件夾的查找
通過文件夾進行管理時，文件都根據文件夾的結構與層級進行分類管理。這樣做的優點在於結構清晰、數量合適、易於查找。
如何歸類文件夾，更便於日常查找呢？
Mac電腦
用Finder中自帶的標籤顏色來區分文件夾，例如：紅色（工作文件）、綠色（私人文件夾）
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Windows電腦
按照C:D:E:F四個盤符標準規劃不同的文件存儲路徑：
重要的本地文件夾可以通過雲盤堅果雲右鍵同步到雲端，方便在所有移動設備上全文搜索、編輯、共享：
桌面文件整頓
大部分人收到文件后的第一習慣是保存到桌面，為了快速找到有價值的文件，桌面文件需要定期清理：
有用文件：進行整頓
無用文件：立即刪除
如何整理個人電腦桌面，讓文件更有序？
Mac電腦
如果你需要一款工具能幫助你根據文件的類型、添加的時間來進行一些自動化的操作。 推薦使用Hazel來完成。Hazel 依附在 OS X 的系統設置面板中，所有規則的建立都需要在這裡完成。
如果大家嘗試在郵箱中設置收件規則，那麼你對 Hazel 的操作很快就能上手。簡單來說就是 Hazel 監控整個 Mac 硬碟，根據不同的規則匹配來自動化完成操作「If xxx then yyy」。
Hazel 在規則設置上非常強大的，你完全可以按照自己的需求進行定製。在配置好相應的規則后系統能自動將桌面上的文件管理得緊緊有條，我們只需要定期對文件夾里文檔做整理就行了：
Windows電腦
清理桌面快捷方式
常用的應用可以固定到任務欄后刪除桌面快捷方式，節省桌面空間：
固定下載文件位置
1）下載軟體
軟體下載位置固定，卸載軟體后要到軟體安裝的地方將目錄徹底刪除。
2）下載資料
下載的各種資料存放在臨時文件夾，下載后及時查閱，有用的資料歸檔到相應文件夾，沒用的果斷刪除。
郵件附件整理
大多數人的工作離不開郵件，郵件賬戶中夾雜著各類附件文檔，需要對其進行有效性判斷後整理歸檔：
但通過郵件附件的方式傳輸文件有以下缺點：
1）受限於上傳下載速度；
2）受限於附件大小；
3）多次來回傳輸造成版本不統一
如何解決郵件附件整理困難的問題？
推薦使用堅果雲，將文件以鏈接or郵件的形式直接分享，一個文件所有版本對應一個鏈接，杜絕文件版本錯亂：
科學的文件夾結構設置和好的電腦文件管理習慣將幫助我們節省大量「找東西」的時間，讓工作更輕鬆和高效，歡迎留言分享你的文件管理法。