財務職場:財務表達力(上)

記得CIMA(英國皇家註冊管理會計師)的最後一門考試中,居然有10%的分數是考溝通表達的,可見財務表達力是一個合格的財務高管必須具備的基本素質。

財務專業人士常常給人謹慎保守和不善表達的職業形象,這也不能全部說是偏見,主要還是大多數財務人員自己「悶」出來的。由於受專業訓練的固定格局所限,財務人士的工作重心常常聚焦於數字,而忽略了數字報告背後的溝通對象,這是財務人士在溝通交流上常常不知覺地陷入的第一個誤區,也即一個WHO的問題,沒有搞清楚所表達的東西是給誰看的,你的溝通對象到底是誰?

一份報告所要表達的中心主題與技術複雜程度往往需因人而異,給總經理看的就要簡明扼要,避免生僻卻又不作交代的專業術語,而給直屬上司的可以多些技術論證。

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很多財務專業人士的通病就是一開始就扎入到技術細節中,讓人看得一頭霧水;一個真正懂得表達的人一定是遵循由外而內的思維過程:根據讀者對報告內容的了解程度而做必要的調整,或加入背景介紹,或從關鍵要點入手等等。

第二個誤區是數據多,提煉少,缺乏要點,也即WHAT的問題,核心內容不夠精鍊深刻。很多人的報告,無論是演示稿還是數據表,洋洋洒洒寫了一大堆,多半是數據的羅列,聽報告的人聽完之後,走出會議室,什麼都沒帶走。

數據(DATA)只能說是基本素材,只有經過整理加工之後才能成為有價值的信息(INFORMATION),而信息如果過於繁雜,還需要提煉出一條訊息(MESSAGE)。

舉個例子:

上圖為一張實際費用與預算的對照表,在算出各個部門的各項支出對比之後,你最好能整理出一條「用一句話就能概括」的訊息,比如說,「除了營銷部門三月份的一次性展覽超支,其它部門的費用都在預算之內」,這才是畫龍點睛之筆。

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我在德國工作時,常與世界知名的麥肯錫諮詢公司共事,從他們那裡學到的一個超強公式就是:表達力 = 圖表 + 說明 + 訊息,分別對應了上述的數據、信息和訊息的三個層次。

第三個誤區是頭重腳輕,結構混亂,也即HOW的問題。很多人習慣把自己耗時最長、研磨最深或是最有心得的那塊內容拿出來作為重點講解,自以為展現的是精華,卻不知整個結構零亂無序,讓讀者無從下手。

我有一個在四大會計事務所工作的資深合伙人朋友,他說他們四大非常講究的一點就是做事的方法結構。要把一個主題表達清楚,結構最重要。應當是由粗到細,由大到小。

在起草一個報告的時候,第一步不是動筆就寫,而是先化時間設計結構,比如分哪幾個部分來講,每個部分又有幾個小點,數據圖表又該在哪裡作為輔助材料切入?這種「以終為始」的寫報告方法往往有這樣一個特徵:頭輕腳重。這裡的「輕」是簡潔輕靈的意思。第一頁PPT演示報告常常就是結論或核心觀點,然後點擊相關要點再彈出數據支持的明細。有時正文可能就一頁而已,所有的支持材料都作為鏈接文件放在附錄里了。

再舉個例子:

這份呈現給總經理看的報告,直接把細緻的數據細節丟進附件里去了。直接把最重要的內容呈現出來,有問題分析,有解決方案,最後還有一句紅顏色標出的總結性建議。至於細節數據,總經理有興趣才點鏈接切換到後面去看。

其實大公司的演示會留給演講者往往就5-7分鐘的時間闡述一個主題,如果不把重點放在最顯要的位置,在前三分鐘抓不住與會者的興趣,這個講演往往會以失敗告終。

從埋頭於數字到面對溝通對象,提升的不只是表達力,這更是一個財務人的職業轉型過程:從一個素材的加工者變成一個故事的敘述者。說到底,一個公司能得到資本市場追捧,靠的不就是故事精彩嗎!

明天繼續展開講講怎麼做,怎麼完成一個由大到小,由外及里的溝通報告?

作者:錢自嚴(秀財網特邀專欄作家/導師)

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