關於知識管理軟體和系統的5個真相

文/田志剛

在KMCenter的知識管理諮詢實踐中，遇到太多要求推薦「好的知識管理軟體」的需求，但當問到什麼是好的時候卻說不清楚；也看到了許多因為選購了不合適的知識管理系統而使企業知識管理無法進行下去的案例,上系統成為了噩夢的開始；也遇到過同樣買了一家公司的軟體，兩年過後一家已經偃旗息鼓另一家卻用的很好的例子。

究其原因，是沒有搞清楚知識管理軟體和系統在知識管理中的定位和價值，我們理解知識管理軟體和系統是知識管理實施中的「保健」因素：沒有系統不行，但即便有了好的知識管理系統，也不能保證知識管理的成功。因為畢竟知識管理本質上是一項管理的變革，更多的功夫應該是管理的工作。

除了這些，關於知識管理軟體和系統，您還需要了解以下的真相：

真相1：當你不知道需求的時候，所有的軟體都適合你。

當你沒有明確的需求時去選擇知識管理系統，市場上沒有任何一款系統適合你，當然換句話說是所有的系統都適合你。

這也是許多公司被系統廠商「忽悠」的原因，因為不知道自己需要什麼，那個廠商會忽悠就買哪個。

真相2：大部分知識管理軟體和系統建立在錯誤的需求上。

這個錯誤或者是因為個人的經驗不足，因為在開始做知識管理的時候也是最不了解知識管理的時候。許多剛開始知識管理的機構，搞不清楚知識管理該如何去推動和實施，只是生硬的調研「你有什麼樣的知識管理需求」，這樣獲取的結果一定不能反映真實的情況。

或者是因為廠商的誤導，廠商當然會將他們的系統說的能解決您的所有問題。只有等系統上線運營了很長時間時你才發現：很重要的需求沒有滿足或者遺漏。

真相3：沒有下管理功夫（相關的定義、制度、企業核心問題界定），知識管理系統不能夠發揮作用。

就是說，在購買軟體和系統前，你的知識管理需要已經做了很多的工作，已經搞清楚在你們公司什麼是知識、什麼樣的活動算知識共享，知識管理能幫人解決什麼問題，這些都需要明確。這個時候，你需要一個工具來幫助你更便捷的實現你的思路和想法，這時候知識管理軟體才有用。

真相4：大部分知識管理軟體系統可用性較差，站在存儲的立場而少有考慮用戶

國內的知識管理軟體和系統基本上都是文件、文檔、內容管理，還有一部分是社會化的工具。隨著近幾年互聯網尤其是移動互聯網的發展，這些軟體與員工常用的互聯網工具差別越來越大，人們用滑鼠投票發出「太難用了」的吶喊。嚴重阻礙了員工使用系統的熱情，使之成為一個昂貴的擺設。

也有一些軟體開發廠商注意到了這些問題，除了站在公司和知識內容的立場上，更多考慮知識型員工、部門、職能的利益，借鑒互聯網好的知識發現和表達方式，做出了不錯的產品。

真相5：大部分市場上宣傳的KMS成功案例都不太成功

基於市場需要，每家知識管理軟體和系統廠商都「製造」了許多成功案例，但這些案例的真實性值得懷疑。成功不成功不是廠商說了算，也不是知識管理經理說了算，應該是讓員工和管理者真正感覺到好處才算，如果以這個標準衡量，大部分成功案例真心不好。所以你在採購的時候要審慎的去鑒別這些案例。

而且眼見也不一定為實，許多買系統的願意去參觀之前的客戶案例，但看看那個系統或聽聽介紹，本質上也是看不出蹊蹺的。

總體來看

每家企業的知識管理需求都有區別，知識管理系統廠商的產品差別也很大，不同的廠商都有自己擅長的地方，也有各自的缺陷，由於該領域的不成熟造成這個市場上的角色魚龍混雜，所以大家在選擇的時候需要睜大雙眼。如果您在系統選擇中遇到具體的問題，也歡迎與KMCenter聯繫，我們樂意提供更切實的協助。(本文作者為知名知識管理專家、KMCenter主任田志剛，您可以通過微信號【17331899】聯絡他。)

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