HR主持員工離職面談小貼士

離職面談的主要目的是了解員工離職的原因，以促進公司不斷改進。企業甚至可以通過離職面談，來邀請離職人員為現有團隊就如何完成當前項目，解決現有問題，以及如何進行相互合作提供建議。

然而，離職面談是發現和分析離職人員意見的絕好機會。因為通常離職人員比在職人員更加坦率、客觀，他們的意見也更富有建設性。離職人員沒有顧慮，因此，在面對一般的員工態度調查時，他們能比在職人員提供更多客觀的反饋。

誠然，企業的不安和防範意識仍然是阻礙有效離職面談的一大因素。

離職面談的目的

從員工決定離職到真正離開公司的這段時間，是企業從他那裡獲取重要信息和大量客戶資源的關鍵時期。

只要公司能夠友好地對待他們的離職（離職面談就有助於做到這點），並善意地提出邀請，大多數離職人員都很樂意分享他們的知識，或為接任者提供幫助，或為管理團隊提供建議。這也是企業之所以需要好好思考離職程序，以及合理組織離職面談流程的一大原因。

離職面談的氣氛

所有這些都取決於離職時的氣氛。通常，尤其是當銷售人員離職時，企業和離職人員會互相猜疑，視對方為威脅。這大大影響了工作交接的有效性。這種猜疑對雙方都沒有任何好處，應努力消除。最理想的狀況就是，應當鼓勵（甚至是獎勵）離職人員參加簡短的離職會議，感興趣的各方（如果可能，當然包括接任者）都應該參加以獲得他們想要的知識。

很顯然，離職面談的風格取決於員工離職的原因（公司要求、退休、人員過剩、公司解僱）和氣氛（猜疑、公司是否加以挽留）。

離職面談的原則

離職訪談最好以面對面的形式進行，這有利於雙方的溝通和理解，也有利於更好地發現和從根本上消除敏感及抵觸的情緒。然而，如果無法進行面對面的離職訪談，也可以通過郵寄離職調查問捲紙件或者電子件進行。

在離職面談的過程中，代表企業與離職者進行面談的人員應多聽少說。應給予離職人員合適的空間和足夠的時間。適當的時候，應對離職人員進行善意引導或打消他的疑慮，而不是施加壓力。

多問一些類似「什麼」、「如何」和「為什麼」等開放式的問題，而不是用「是」或「否」就可以回答的封閉式的問題，除非你需要對某個觀點加以確認。

離職流程設計

在大型企業，人力資源部應該負責設計面談流程、提供面談指南和文檔、收集面談結果數據，並且分析和報告發現的問題、趨勢、機會和建議，尤其是當這些發現涉及到與健康、安全，或雇傭法和責任有關的問題時。

當你認為離職人員擁有良好的工作經驗、鑒賞能力和理解能力時。記錄面談的內容，且根據離職面談問捲髮問。

然而，對每位離職人員都應給予面談的機會，企業也可以從中獲益。有時，離職面談也是改變離職人員想法的最後機會，雖然這不是離職面談的主要目的

面談反饋分析

離職人員有權自行決定是否參加離職面談，公司不要強迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談，可以提供離職調查問卷，但對方同樣有權自行決定是否接受。

如果你設計了離職調查問卷或離職面談表格，作為用於分析的文檔時，盡量將問題轉化成「可計分的」或多項選擇的格式。比起一大堆的書面觀點，這將大大簡化針對面談結果的分析。

對離職人員表示感謝

離職面談結束后，客觀地思考離職人員給出的答案，找出其中明確和隱含的意思，並表達良好祝願。如果需要完成一些特別的檢查事項或後續工作，確保完成它，並進行報告。

採取必要行動

如果問題迫切，或者離職人員想繼續留在公司且公司也非常想留住他們，立即採取行動，否則機會就會喪失。

除了僱主可以正當要求離職人員歸還的文件和材料之外，你不能強迫他轉移自己掌握的知識。不管在何種情況下，一個積極、富有建設性且成熟的方法是確保最佳效果的「定海神針」，它可以使離職人員高高興興地轉移出對公司有用的知識和客戶聯絡名單。

根據離職面談反饋分析的結果採取行動是至關重要的。將離職面談反饋轉化為行動，是驗證和維護流程的重要性及實施效果的重要因素。通常，人力資源主管有責任將這些問題提交給公司董事會或CEO。

無論是大公司還是小公司，都可以採取兩種行動：一是補救和預防行動（比如改善員工健康和工作環境的安全係數等），二是戰略性改進（比如更加以員工為導向、進行管理培訓、給員工授權或開展團隊建設活動、改進流程、改善客戶服務等）。