醫院怎樣玩轉「零庫存」？

作者|李雯 編輯|醫管通（hm_wisdom）

隨著醫療衛生改革的深入，如何更好地發揮醫院的專業優勢，減少費用，有效降低醫院的運營成本，開源節流，提高經濟效益，成為醫院經營管理的重點。而醫院後勤倉庫管理恰好是其中的關鍵。

蘇州大學附屬第一醫院後勤庫房採用的是零庫存管理模式：

零庫存的概念

零庫存是一種特殊的庫存概念，零庫存並不是等於不要儲備和沒有儲備。所謂的零庫存，是指物料在採購、生產、銷售、配送等一個或幾個經營環節中，不以倉庫存儲的形式存在，而均是處於周轉的狀態。

它並不是指以倉庫儲存形式的某種或某些物品的儲存數量真正為零，而是通過實施特定的庫存控制策略，實現庫存量的最小化。所以「零庫存」管理的內涵是以倉庫儲存形式的某些種物品數量為「零」，即不保存經常性庫存，它是在物資有充分社會儲備保證的前提下，所採取的一種特殊供給方式。

零庫存的優點

零庫存管理可以免去倉庫存貨的一系列問題，如倉庫建設、管理費用、存貨維護、保管、裝卸、搬運等，解決存貨佔用流動資金及庫存物資的老化、損失、變質等問題；同時加速了資金的周轉速度，倡導的最小化庫存迴避了市場變化帶來的產品積壓風險。

零存貨的缺點

一旦供應鏈被破壞，或供應商不能在很短的時間內根據科室需求提供物資，將會在一定程度上影響到工作的正常運行。

因此，需要建立一個完善的採購及庫存管理模式，保證醫院工作的正常運行，以下對我院的採購與庫存管理流程進行分析與思考。

採購及庫存管理流程

蘇州大學附屬第一醫院的物資採購與庫存管理流程圖如下所示：

由上圖可見，醫院後勤物資採購與庫存管理主要涉及到四個方面，即領物者、採購者、供貨商以及倉庫，四者構成一個循環體系。

物資分類：各科室、部門所需的各類財產物資（除藥品、圖書、醫療設備、器材外），包括五金雜什、印刷品、辦公用品、一次性用品、被服類等，均由後勤科統一負責採購、印製、調撥、供應、管理和維修。 後勤科所管理的財產，物資應建立健全賬目，由專（兼）職物資管理員、採購員、保管員負責管理、採購、保管，定期或不定期清點實物，核對賬目，做到賬物相符，既保證臨床所需，又不積壓、損壞、變質、霉爛。後勤科應指定專人經常深入臨床科室了解所需，並指導和協助科室管好、用好各類物資。

科室申請人：每個科室都有唯一的科室申請人，並相應分配有唯一的許可權，可以進行物資的網上申領工作。科室里的各項物資申領都必須經過此申領者匯總，統一進行網上申領。

申請時間：各科室所需的物資，每月將分三次申領，申領者分別於每月10日、20日、30日前將物資計劃通過職工查詢系統中的物資申領模塊進行網上申領。

後勤採購：後勤採購者相應於每月10日、20日、30日下午三點進行領用申請單的匯總審核。具體方法為通過HRP系統的庫存管理模塊中的領用申請單，即可看到所有科室的領用申請單，經物資採購員審核通過，並按照供貨商進行分類匯總後，生成採購訂單，並下單給相應供貨商，進行物資的採購工作。同時，將當期物資的領用申請單列印出來，交給倉庫管理員，以便進行物資的發放工作。

供貨商發貨與入庫：一般在1到2個工作日後，採購物資將全部到貨，進行倉庫的入庫處理。倉庫保管員根據對應的採購單，進行物資的清點，確保採購物資的數量與質量均符合要求，然後進行入庫並分類上架，做好出庫準備。

倉庫發貨：倉庫管理員根據當期的物資領用申請單，按照科室進行物資的分配發放工作，發放時需確保發放物資數量與規格的準確性，避免錯發漏發。發放物資時，需根據領用申請單，與科室收貨人進行核對，核對無誤后簽字查收，並留下存根，以便後期查驗。

物資清點：發完貨后，倉庫管理員需進行物資的清點工作，查看是否有多出的物資，並相應記錄。由於倉庫使用的是零庫存管理，除少量應急用品（如抽巾紙、水杯等）允許有少量存貨以備不時之需，其他物資均應保持零庫存，方便管理。

工作服管理系統

倉庫除了有辦公用品、五金雜什及印刷品等物資外，還有一個，也是唯一一個不是零庫存的物資儲備，就是工作服。蘇州大學附屬第一醫院的工作服實行四年更換制，即四年期滿，職工就可以自行到後勤倉庫進行工作服的更換。

工作服更換系統現狀

一直以來，醫院的工作服更換都是採用紙質存檔的方式。職工可憑該洗衣號至倉庫申請更換工作服，倉庫管理員查閱洗衣號檔案，確認該職工符合工作服更換條件，即可換髮工作服，並將此次記錄編輯入冊，以此類推。

面臨問題

由於醫院職工的不斷增加，現洗衣號已經排到了 5639號，採用紙質存檔的方式壓力已經越來越大，同時，紙質的存檔無法做到更換記錄的實時同步，存在兩個可更換工作服的倉庫，就意味著理論上職工就會存在兩次換取工作服的機會，容易導致工作服的重複更換，因此，製作一個電子檔案的需要勢在必行。