如何高效的寫出一份滿意的PPT
今天的分享，是關於如何「極速」寫出一份高質量的PPT。
實際上，有一些PPT技巧能夠大幅縮短我們的寫作時間，提高效率。現在一份二三十頁的方案，我基本上3小時左右就能寫完。
另外，我曾經幫人寫過EMBA的論文，對方給我的時間是一個月。最後我一個星期就寫完，順帶連答辯PPT也做了，最後順利通過考核；
我曾經一個通宵的時間寫出一份50頁的傳播方案，最後讓客戶買單；
我曾經在晚餐時間內弄好一份彙報方案，然後提報給即將到來的客戶領導；
這些看似不可能的任務背後，都有著相似的通用技巧。通過長期不斷的實踐，我認為，極速PPT是可行的。今天就簡單分享一下這方面的心得。
1
無提綱，不寫作
想要極速寫好一份PPT，先要從寫Word 文檔開始。什麼意思？
在打開PPT 之前，先打開Word 擬好一份提綱。
過去Boy 多次強調了提綱的重要性，但是沒有系統地介紹寫法，今天重點分享這一塊。
PPT提綱，提供的是方向性的寫作指引。它並不是一個落實到細節內容上的寫作方法。但是有了這份指引，接下來寫PPT就會像工廠的生產流水線一樣，一切按部就班，有條不紊。
一份好的PPT提綱，有兩個關鍵因素：
主題和受眾。
主題，即這份PPT想要闡述的核心問題是什麼；
受眾，即觀看（或收聽）這份PPT的人是誰。
比如我曾經接到一個主題是：在中國，如何做好足球營銷？
受眾是客戶方的市場總監，而且他是一個外國人。
在動筆之前，我先通過同事打聽到這位市場總監來中國不到半年，可以說對本土市場一無所知。他突然接到總部的命令，要在中國開展足球營銷來推廣品牌和產品。那麼這份PPT實際上是對他進行一番「科普」，讓他了解中國市場。
想要把這個問題講清楚，首先要考慮應該從哪幾個方向去寫？這裡有一個原則，叫：
先宏觀再微觀，先趨勢再細節。
宏觀，就是大的背景信息。它們並不一定和陳述的主題有直接關聯，但卻能夠潛移默化地影響受眾對主題的理解。
微觀，就是能夠直接回應主題的內容答案。
根據之前掌握的信息，想要為這位市場總監科普在中國如何做足球營銷的問題，以下至少4個方向是必須涉及到的：
1. 宏觀：中國足球的發展概況？
2. 宏觀：中國的足球文化是怎樣的？
3. 微觀：有哪些比較成功的足球營銷案例？
4. 微觀：對我們的品牌有什麼啟示？
這4個方向，基本上按照「是什麼，為什麼，怎樣做」的邏輯順序進行了鋪陳，這叫一級提綱。
在確定了一級提綱之後，我們需要繼續對一級提綱中的每一個方向進行縱深細化。
比如「中國足球的發展概況」這一條，繼續向下拓展可以拆分成：
a. 中國足球的發展歷史；
b. 國家政策對中國足球發展的影響；
c. 中國足球經歷了哪些重大的標誌性事件；
再比如「中國的足球文化是怎樣的」這一條，繼續向下可以拓展為：
a. 中國的球迷是怎樣一群人？
b. 中國的球迷文化有怎樣的特點？
c. 球迷們喜歡討論關於足球的哪些話題？
d. 他們在哪裡討論？
這叫二級提綱。
當把一級提綱中的每個方向都細化完，就形成一份更具寫作性的二級提綱，如下：
1. 宏觀：中國足球的發展概況？
2. 宏觀：中國的足球文化是怎樣的？
3. 微觀：有哪些比較成功的足球營銷案例？
a. 日化品牌；
b. 汽車品牌；
c. 金融品牌；
4. 微觀：對我們的品牌有什麼啟示？
a.創意表現的啟示；
b. 平台資源的啟示；
c.消費者互動的啟示；
d. 媒介策略的啟示；
這個時候我們再打開PPT，把提綱中的每一個標題都作為PPT里一頁（或幾頁）的標題，此時你就有了一份將近20頁的PPT框架（如下圖）。
以上就是撰寫一份PPT提綱的大致流程。
需要重點說明的是，撰寫提綱的時候一定要理解受眾的需求，盡量保證所列出的內容方向是受眾真正需要知道的信息。
還是以剛才的例子為例。假如我面對的市場總監是一個中國人，而且他自己還是個球迷，那麼我們的提綱就不用花過多的筆墨在背景介紹上，而是著重在營銷方法的分析上。這時第四部分「對我們的品牌有什麼啟示」 就需要進行更詳細的介紹。
記住，知己知彼，百戰不殆。
2
按標準化排版來填充內容
寫好提綱之後，下面我們要做的是給每一頁PPT填充內容。
打個比方，此時我們已經造好了PPT的生產流水線，接下來要把有價值的信息資料放在流水線上，生產出優質的PPT產品。
關於找資料這一點，往期文章《超實用乾貨：別再用百度找資料了！高薪人士都是這麼做的》中做了非常詳盡的介紹，這裡不再贅述。
大家只用記住，之前PPT提綱中的每一個標題就規定了這一頁所需要的信息內容。
比如「中國足球的發展歷史」 這一頁。想要說清楚這個標題，我們需要在網路上找出各種相關文章，將中國足球的發展歷史按照紀事年表的形式羅列出來(如下圖，為表述方便，這裡都寫成中文)。
找到了每一頁標題對應的內容，我們就需要把它們按照「標準化排版」來進行填充。
所謂標準化排版，就是最簡單粗暴的「標題－文字－圖片（或圖表）」式排版法。除此之外，所有花里胡哨的裝飾，點綴，動畫，字體效果等全部不要。
實際上，這是諮詢公司最喜歡用的排版方式，因為它不僅能清楚地呈現信息，而且，非常節約時間。
比如下面這兩張PPT，就是經典的標準化排版。
它們遵循的是下面這種排版形式：
另外一種比較常見的排版是「背景大圖＋標題＋簡略文字」，這種多使用在PPT的封面，結尾或者中間分章節的地方，作為「休息」頁。它起到承上啟下，暫停舒緩的效果。比如下面這兩張：
它們遵循的是下面這種排版形式：
如果時間緊張，我所有的PPT都會按照上面兩種標準化排版的方式來寫作。它們基本上能滿足90%的PPT製作需求。
如果時間充裕，後期可以根據需要，在這兩種排版的基礎上做一點變化。比如調整文字區域或縮小圖片等等，讓PPT看起來整齊劃一，而不是絢麗繽紛。
想要極速做出一份PPT，就要把時間精力花在最重要的呈現信息上。PPT的美化只能是錦上添花，絕不是雪中送炭。
3
反覆檢查，邏輯自洽
到了這個階段，我們按照前面搭好的PPT生產流水線，已經將所有信息填充在了PPT框架里。
如果按3小時為一個製作周期的話，這個時候我們應該只剩下半個小時時間檢查。此時檢查的重點有兩個：
a) 每一部分的內容配比是否合適
還記得前面PPT提綱里提到的關鍵因素嗎？PPT的主題和受眾。
最後的檢查，就是圍繞這兩點進行。受眾的不同，決定了PPT呈現信息的比例側重不同。如果對方是一個「初級選手」，那麼就要把主題內容放在科普教育上（內容佔比60％以上），不要鋪陳太多深刻的內容；如果對方是一個「老司機」，那麼宏觀背景介紹的信息（最多10%）就一筆帶過。
寫好PPT初稿之後，從第一頁到最後一頁進行反覆閱讀。這時每一頁PPT的標題就起到了很好的指引作用。通過快速閱覽標題來知曉內容信息的大致比例，根據受眾的接受程度來調整信息的配比。
b) PPT 是否講述了一個完整的故事
很多時候，我們做PPT容易做出虎頭蛇尾的感覺。
有時，開頭很宏大，提出了很多問題，但後面卻沒有一一對應的答案；
有時，中間部分寫high了，完全不顧頭尾的篇幅，聽眾聽到一半就昏昏欲睡；
甚至有時，主題拔地太高，一下子不知道該怎麼收尾，承上啟下出現問題；
這些都是沒有從講故事的角度去設計PPT。
任何一份PPT，無論是調研報告，還是商業計劃書，抑或是市場營銷方案，它們都在講述一個故事。
既然是講故事，那麼就得按講故事的邏輯。它就要有：
起因：發現了什麼現象？產生了什麼問題？
過程：你如何克服困難？你有什麼辦法解決問題？
結果：最後產生了怎樣的後果？你如何去評判這樣的結果？
拿一份商業計劃書舉例，按照講故事的邏輯線，它是這樣的：
起因：你在市場上發現了一個沒有解決的需求；
過程：為什麼這個需求得不到解決？你有什麼獨到的解決方案？為什麼你的解決方案能夠成功？為什麼你的產品能夠吸引用戶？為什麼你的服務可以賺到錢？
結果：為了做成這件事，你需要什麼資源？為什麼偏偏是你能做這個事情？
拿一份市場營銷方案舉例，它可以是這樣的：
起因：你的產品遇到了什麼問題？（產品不好賣？品牌形象太差？...)
過程：你想通過哪些方法來推廣你的產品？（傳播策略？媒介策略？...)
結果：你用什麼標準來評判成功？（市場聲量？銷量？...)
寫好一份PPT后，按照基本的故事邏輯線去檢查評估，這就叫邏輯自洽。
以上就是Boy 關於極速寫作PPT的一些心得。
最後再多說一點。「極速」其實是一個相對的概念，它的重點是提升我們在日常PPT寫作時的效率。比如我以前寫一份PPT要花三天，現在只要三個小時；你以前寫一份PPT要一個星期，掌握了這些方法現在只要兩天，這就是進步。
它只是技巧，但在這些技巧背後，很可能是300，甚至3000多個小時的刻意練習。
還是那句話，一切無他，唯手熟爾。