管理者與員工的溝通規範

一、管理人員溝通規範

管理者在企業的溝通活動中擔任了重要角色，為信息的傳遞起著承上啟下的作用。管理者不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。在企業內部業務溝通中、管理者應做到以下幾點：

1、下達任務

（1）給員工下達任務時應明確幾方面：「誰、何時、何地、何事、為什麼做、怎麼做、執行程度（目標）」；

（2）在進行工作指導時，不但要指出問題，而且要提供解決問題的具體建議；

（3）在出現新問題時，必須要及時更新責任的界定和任務的分配，在布置工作時應當更細緻到位；

（4）在工作中設立適當的檢查點，按照本單位所設定規則和流程要求，追蹤工作進度和質量，並且讓下級清晰了解上級的追蹤內容以及彙報方式；

（5）以正式文件的形式下達重要任務或需要了解接收者是否收到通知時，可在文中增加接收者回執項。

2、下行溝通

（1）鼓勵下級對接受到的信息進行評價，了解其想法意見；

（2）讓下屬了解所授處理事務的權力，即哪些事情可以做決策。在決定授權水平時，需要考慮員工的能力、過去的表現、要決策問題的重要性等因素；

（3）各部門根據具體業務自行規定本部門成員上交報告的各項內容，且上級督促員工上交工作報告；

（4）上級在進行績效輔導溝通時的需要了解的主要問題有：

● 員工的工作進展情況怎麼樣？

● 員工和團隊是否在正確的達成目標和績效標準的軌道上運行？

● 如果有偏離方向的趨勢，應該採取什麼樣的行動扭轉這種局面？

● 員工在哪些方面的工作做得較好，哪些方面需要糾正或改進？

● 員工在哪些方面遇到了困難或障礙？

● 管理者和員工雙方在哪些方面已達成一致，哪些方面還存在分歧？

● 面對目前的情境，要對工作目標和達成目標的行動做出哪些調整？

● 為使員工出色地完成績效目標，管理者需要提供哪些幫助和指導？

3、越級溝通

（1）向下溝通的方式以正式會議、企業內部出版物等為主，正常的命令發布遵循逐級發布的方式，除特殊情況盡量不要越級發號施令；

（2）越級指揮易造成多頭領導，下屬無所適從，工作難以安排，規定越級越部門不具有指揮權，只有建議權。

4、及時反饋

（1）下級反饋信息后，上級應對反饋信息予以是否能解決、何時解決、如何解決的答覆。各級主管如不能解決，應逐級向上彙報；

（2）給員工正式的、定期的並且是記錄下來的關於員工表現情況的反饋信息（正面、負面），幫助員工加以改進；

（3）對下屬提出的要求或意見要及時給予反饋，如果無法滿足要求，應作出解釋；

（4）定期的調查和小組會議要想產生效果，管理層必須對員工的問題和建議予以反饋，員工正確的建議應被採納，不能被採納的也要把否定的信息回饋給員工。

二、員工溝通規範

企業是因為有了自己的員工才產生效益，員工是構成企業的最基本要素，員工在企業內業務溝通中應做到以下幾點：

1、向上彙報

（1）如果員工被指定去完成一項長期而持續的特別任務，如超過一月的營銷策劃案的制定，渠道的拓展等，應根據上司需要，採取適當方式定期向上級主管彙報；

（2）錯誤和失誤必須馬上彙報，掩飾過失會引發更大的不良影響；

（3）對未來問題和情況的預測也要向上級彙報；

（4）超過兩頁的彙報應附加彙報摘要；

（5）主動彙報任務的落實情況，進展到什麼程度，有沒有做好，收到了什麼實效；

（6）與上級溝通先準備好需要的資料，明確溝通需要達到的目的；

（7）員工工作中有爭論的問題、需主管提出指導的事宜、要求公司政策區別對待的問題以及建議公司做出的改進需向上彙報；

（8）凡在公司內部工作期間，員工向領導彙報或商討工作時，必須就某件具體事情交流，客觀對待，絕對不允許帶個人偏見地談論工作中的人和事

（9）向上溝通明確了解：自己的職責和任務、上司對自己的要求。

2、越級溝通

員工越級溝通的原則：

（1）所反映的事是可能對企業造成重大影響的關鍵事件；

（2）按正常途徑向上級反映了3次以上且沒有得到明確反饋（是否正在解決、是否已解決、是否能解決、是否已向上彙報）；

（3）「對事不對人」。

滿足以上三個原則即可向直接上級的更高一層管理人員申報。